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Einwilligungserklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Dsgvo

Ich, [Vorname Nachname], erkläre mich hiermit freiwillig und ausdrücklich damit einverstanden, dass der Verein [Vereinsname] meine personenbezogenen Daten gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (Dsgvo) verarbeiten darf.

Die Verarbeitung meiner Daten umfasst folgende Zwecke:

• Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft und der Vereinsaktivitäten
• Kommunikation über Vereinsangelegenheiten per E-Mail, Telefon oder postalisch
• Teilnahme an Vereinsveranstaltungen und -aktivitäten

Meine personenbezogenen Daten, die der Verein verarbeiten darf, umfassen:

• Name und Vorname
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Ich bin darüber informiert, dass ich das Recht habe, meine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Der Widerruf ist schriftlich an den Verein zu richten.

Ich bin mir bewusst, dass ich das Recht habe, Auskunft über meine gespeicherten Daten, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ich kann mich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten des Vereins wenden, um meine Rechte auszuüben.

Einwilligungserklärung gilt ab dem [Datum] und ist gültig bis auf Widerruf.

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[Ort], [Datum] [Unterschrift]

Schritt 1: Bestimmen Sie den Zweck der Einwilligungserklärung

Bevor Sie mit dem Schreiben einer Einwilligungserklärung beginnen, müssen Sie den genauen Zweck der Erklärung bestimmen. Welche Daten werden erhoben, zu welchem Zweck und wie werden sie verarbeitet?

Beispiel:

Ich bin damit einverstanden, dass mein Name, meine E-Mail-Adresse und meine Telefonnummer vom Verein XYZ gespeichert werden, um mich über kommende Veranstaltungen zu informieren.

Tipp von einem Experten: Stellen Sie sicher, dass der Zweck der Einwilligungserklärung klar und verständlich formuliert ist, damit die betroffene Person genau weiß, wofür sie ihre Einwilligung gibt.

Schritt 2: Formulieren Sie die Einwilligungserklärung klar und verständlich

Es ist wichtig, dass die Einwilligungserklärung in einfacher und verständlicher Sprache verfasst ist, damit die betroffene Person genau weiß, was sie akzeptiert. Vermeiden Sie Fachbegriffe und juristische Formulierungen.

Beispiel:

Ich erkläre mich einverstanden, dass meine persönlichen Daten für die genannten Zwecke verwendet werden dürfen.

Tipp von einem Experten: Nutzen Sie klare und präzise Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden. Vermeiden Sie lange Sätze und komplexe Formulierungen.

Schritt 3: Geben Sie klare Informationen über die Datenverarbeitung

Die Einwilligungserklärung sollte detaillierte Informationen über die Art der Datenverarbeitung enthalten, z.B. wer die Daten erhält, wie sie gespeichert werden und wie lange sie aufbewahrt werden.

Beispiel:

Die Daten werden ausschließlich intern von Vereinsmitgliedern verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Sie werden sicher gespeichert und für die Dauer von drei Jahren aufbewahrt.

Tipp von einem Experten: Transparente Informationen über die Datenverarbeitung schaffen Vertrauen und zeigen, dass der Verein die Datenschutzbestimmungen einhält.

Schritt 4: Fügen Sie eine Möglichkeit zur Einwilligungsrücknahme hinzu

Es ist wichtig, dass die betroffene Person die Möglichkeit hat, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Fügen Sie daher eine klare Anleitung zum Widerruf der Einwilligung hinzu.

Beispiel:

Ich kann meine Einwilligung jederzeit schriftlich an den Verein XYZ widerrufen, indem ich eine E-Mail an [email protected] sende.

Tipp von einem Experten: Stellen Sie sicher, dass der Widerruf der Einwilligung genauso einfach ist wie die Erteilung der Einwilligung, um die Rechte der betroffenen Person zu respektieren.

Schritt 5: Einbindung eines Datenschutzbeauftragten

Wenn der Verein einen Datenschutzbeauftragten hat, sollte dieser in der Einwilligungserklärung namentlich genannt werden. Die betroffene Person sollte wissen, an wen sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden kann.

Beispiel:

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Müller wenden unter [email protected].

Tipp von einem Experten: Die Nennung eines Datenschutzbeauftragten schafft Vertrauen und zeigt, dass der Verein den Datenschutz ernst nimmt.

1. Darf ein Verein personenbezogene Daten ohne Einwilligung der betroffenen Person verarbeiten?

Nein, gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten nur zulässig, wenn die betroffene Person ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben hat oder wenn es eine gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung gibt. Ein Verein darf daher personenbezogene Daten nicht ohne die Einwilligung der betroffenen Person verarbeiten.

2. Wie muss eine Einwilligungserklärung gemäß DSGVO im Verein aussehen?

Die Einwilligungserklärung muss klar und verständlich formuliert sein und die betroffene Person muss über den Zweck der Datenverarbeitung, die Art der Daten, die Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und ihre Rechte informiert werden. Außerdem muss die Einwilligung freiwillig, spezifisch und auf informierter Basis erfolgen. Es empfiehlt sich, die Einwilligung schriftlich festzuhalten.

3. Können Mitglieder eine Einwilligungserklärung für verschiedene Zwecke erteilen oder müssen diese separat eingeholt werden?

Es ist ratsam, für jeden einzelnen Verarbeitungszweck eine separate Einwilligung einzuholen. Dadurch wird sichergestellt, dass die betroffene Person genau darüber informiert ist, wofür ihre Daten verwendet werden und sie ihre Zustimmung explizit dafür gibt. Separat eingeholte Einwilligungen sind rechtlich klarer und transparenter.

4. Müssen Einwilligungserklärungen im Verein regelmäßig erneuert werden oder gelten sie unbegrenzt?

Einwilligungserklärungen im Verein sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls erneuert werden, insbesondere wenn sich die Verarbeitungszwecke ändern oder die gesetzlichen Anforderungen sich ändern. Grundsätzlich ist es ratsam, Einwilligungen alle paar Jahre zu erneuern, um sicherzustellen, dass die betroffenen Personen weiterhin mit der Datenverarbeitung einverstanden sind.

5. Welche Informationen müssen in einer Einwilligungserklärung klar und verständlich formuliert sein?

• Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
• Zweck der Datenverarbeitung
• Art der zu verarbeitenden Daten
• Rechte der betroffenen Person
• Freiwilligkeit der Einwilligung

Es ist wichtig, dass alle diese Informationen klar und verständlich in der Einwilligungserklärung dargelegt sind, damit die betroffene Person ihre Entscheidung auf informierter Basis treffen kann.

6. Wie kann ein Verein nachweisen, dass eine Einwilligung wirksam eingeholt wurde?

Um nachzuweisen, dass eine Einwilligung wirksam eingeholt wurde, sollte der Verein bestimmte Maßnahmen ergreifen. Dazu gehört zum Beispiel die Protokollierung des Zeitpunkts, zu dem die Einwilligung erteilt wurde, sowie der genaue Inhalt, auf den sich die Einwilligung bezieht. Darüber hinaus ist es ratsam, die Einwilligungserklärung so zu gestalten, dass sie klar und verständlich ist, und sicherzustellen, dass die betroffene Person freiwillig und informiert zugestimmt hat. Es sollte auch dokumentiert werden, auf welche Weise die Einwilligung eingeholt wurde, z.B. schriftlich, online oder mündlich.

7. Was passiert, wenn eine Person ihre Einwilligung später widerruft?

Wenn eine Person ihre Einwilligung später widerruft, muss der Verein sicherstellen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingestellt wird. Der Widerruf der Einwilligung sollte einfach und unkompliziert möglich sein und der Verein muss dies respektieren. Es ist wichtig, den Widerruf unverzüglich umzusetzen und die betroffene Person darüber zu informieren, dass die Verarbeitung ihrer Daten eingestellt wurde.

8. Welche Konsequenzen drohen einem Verein bei Verstoß gegen die DSGVO in Bezug auf Einwilligungserklärungen?

Bei Verstößen gegen die DSGVO in Bezug auf Einwilligungserklärungen drohen einem Verein empfindliche Geldstrafen. Die Datenschutzbehörden können Bußgelder verhängen, die je nach Schwere des Verstoßes bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes des Vereins betragen können. Darüber hinaus kann der Verein auch von den betroffenen Personen auf Schadensersatz verklagt werden. Es ist daher entscheidend, die Datenschutzbestimmungen der DSGVO einzuhalten und sicherzustellen, dass Einwilligungserklärungen korrekt eingeholt werden.

9. Gibt es Ausnahmen, bei denen eine Einwilligung nicht erforderlich ist, um personenbezogene Daten zu verarbeiten?

Ja, es gibt bestimmte Ausnahmen, bei denen eine Einwilligung nicht erforderlich ist, um personenbezogene Daten zu verarbeiten. Zum Beispiel kann die Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Einwilligung zulässig sein, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person notwendig ist, zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins dient oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erfolgen muss. Es ist wichtig, die spezifischen Ausnahmen gemäß der DSGVO zu prüfen und sicherzustellen, dass die Verarbeitung der Daten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt.

10. Ist es möglich, Einwilligungserklärungen online zu erfassen und zu speichern, und wenn ja, welche Maßnahmen müssen dafür getroffen werden?

Ja, es ist möglich, Einwilligungserklärungen online zu erfassen und zu speichern. Dabei ist es wichtig sicherzustellen, dass der Prozess der Einholung der Einwilligung den Anforderungen der DSGVO entspricht. Dazu gehört unter anderem, dass die Einwilligung freiwillig, informiert und eindeutig ist. Es sollte klar sein, wofür die Einwilligung erteilt wird und die betroffene Person sollte leicht darauf zugreifen können. Zudem müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der gespeicherten Daten zu gewährleisten und den Datenschutz zu gewährleisten.